Cách viết một email chính thức

Viết một email chính thức có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn vì email thường được sử dụng cho mục đích cá nhân và không chính thức. Nếu bạn cần viết email cho giáo viên, sếp, liên hệ kinh doanh, cơ quan chính phủ hoặc những người nhận khác yêu cầu về hình thức, chỉ cần làm theo một vài hướng dẫn đơn giản. Giữ thông điệp của bạn rõ ràng và chính xác, và làm theo mong đợi cho phong cách, tông màu và định dạng. Cuối cùng, hiệu đính và xem lại nội dung email của bạn trước khi gửi nó.

Phương pháp1
Định dạng email của bạn

1
Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Lý tưởng nhất là địa chỉ email của bạn phải là một biến thể của tên thật của bạn, không phải tên người dùng hoặc biệt hiệu. Sử dụng dấu chấm, dấu gạch nối hoặc dấu gạch dưới để bảo mật địa chỉ email chỉ là tên của bạn, không có số hoặc chữ cái thêm, nếu bạn có thể.
- Chẳng hạn, coolguy007@theemail.com sẽ có vẻ không chuyên nghiệp. Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com, tuy nhiên, là phù hợp.
2
Dán một phông chữ chuyên nghiệp. Hầu hết các dịch vụ email hiện nay cho phép bạn tùy chọn viết bằng nhiều phông chữ và kiểu văn bản. Tuy nhiên, đối với một email chính thức, hãy giữ mọi thứ bảo thủ, với các phông chữ như Times New Roman và Arial. Tránh các phông chữ trang trí như Comic Sans hoặc tiếng Anh cổ. Ngoài ra: ^[1]
- Viết email của bạn ở cỡ chữ dễ đọc, chẳng hạn như loại 12 điểm.
- Tránh các phong cách đặc biệt như chữ nghiêng, tô sáng hoặc phông chữ nhiều màu trừ khi chúng được bảo hành bởi nội dung và mục đích của email.
- Không sử dụng tất cả các mũ. Những điều này làm cho có vẻ như bạn đang hét vào người nhận.
3
Sử dụng một dòng chủ đề ngắn và chính xác. Sử dụng các từ khóa trong dòng chủ đề gợi ý chính xác những gì bạn đang viết, chỉ trong một vài từ. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc không bỏ qua email của bạn vì dòng tiêu đề bị thiếu, quá mơ hồ hoặc cho thấy email không quan trọng. ^[2]
- Các chủ đề như Câu hỏi nhanh, Trực tiếp liên hệ với bạn, Email hoặc của Email về một vấn đề quan trọng, quá mơ hồ hoặc rõ ràng là không hữu ích.
- Lịch trình, danh sách khách mời, yêu cầu ăn trưa và tổng quan cuộc họp cho ngày 12 tháng 3, mặt khác, rất dài và bao gồm một số chủ đề.
- Cuộc họp của RE RE: thang cuốn bị hư hỏng vào ngày 12 tháng 3, tuy nhiên, ngắn và đến thời điểm đó. Nó thông báo cho người nhận của bạn đến một chủ đề chính duy nhất và một ngày cụ thể.

Cách2
Viết tin nhắn của bạn

1
Sử dụng một lời chào thích hợp. Luôn luôn mở một email chính thức với một lời chào. Địa chỉ người nhận theo tên (nếu biết) được ưu tiên. Bao gồm tên của người đó (Ông, Bà, Bà, Tiến sĩ, v.v.) với họ của họ, theo sau là dấu phẩy hoặc dấu hai chấm. Bạn có thể đi trước lời chào với "Kính gửi ..." nếu bạn thích. ^[3]
- Nếu bạn không biết tên của người mà bạn viết thư, hãy sử dụng một lời chào như của Dear Dear Sir / Madam, nhiệt tình Dear Sir hoặc Madam, hay hay mà ai đó có thể quan tâm.
- Không sử dụng, Xin chào, xông vào, chào, chào, chào hoặc chào khác.
2
Giới thiệu bản thân trong đoạn đầu tiên (nếu cần). Nếu bạn đang viết thư cho ai đó mà bạn không có mối quan hệ hiện tại, chẳng hạn như một khách hàng mới, người quản lý tuyển dụng hoặc quan chức chính phủ, hãy cho họ biết bạn là ai và tại sao bạn lại viết. Làm điều này trong câu đầu tiên hoặc hai email của bạn.
- Ví dụ: khi viết thư cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, bạn có thể nói: "Tên tôi là Earl Rivers. Tôi đang liên hệ với bạn để ứng tuyển vào vị trí trợ lý hành chính được liệt kê trên CareerXYZ.com."
3
Ưu tiên các thông tin quan trọng nhất. Khi bạn đã tự giới thiệu và lý do chung là bạn viết, bạn có thể theo dõi nội dung email của mình. Đặt nội dung quan trọng nhất gần đầu trang. Điều này tôn trọng thời gian của người nhận và làm cho mục đích email của bạn rõ ràng. ^[4]
- Ví dụ, khi viết thư cho một quan chức chính phủ, bạn có thể bắt đầu bằng cách nói: "Tên tôi là Arlene Rivers. Tôi đã nhận được địa chỉ email của bạn từ trang web của Thư ký Hạt Westchester. Tôi viết thư để tranh luận về việc trích dẫn giao thông mà tôi nhận được vào ngày 31 tháng 12 năm 2009 . "
4
Vào vấn đề. Đối với một email chính thức, bạn có thể trực tiếp, miễn là bạn lịch sự. Đánh đập xung quanh bụi rậm sẽ chỉ làm mất độc giả của bạn và làm cho khó khăn hơn để tìm ra những gì bạn muốn hoặc cần từ họ. ^[5]
- Chẳng hạn, khi viết thư cho giáo sư, đừng lãng phí không gian với phần đệm không cần thiết như: Đây Đây là Darlene Frankreich. Bạn có biết tôi không? CHEM 221 là lớp học yêu thích của tôi ngay bây giờ. Tôi thích cách các bài giảng được tổ chức như vậy. Tôi luôn có thể theo dõi và biết những gì sẽ có trong bài kiểm tra. Nói về các bài kiểm tra, tôi đã suy nghĩ về kỳ thi tiếp theo.
- Thay vào đó, sẽ rõ ràng hơn nhiều nếu viết một cái gì đó như: Đây là Darlene Frankreich. Tôi là học sinh trong lớp CHEM 221 của bạn và tôi đang viết về một cuộc xung đột thời gian thi tiềm năng.
5
Giữ cho nó ngắn gọn. Không có độ dài thiết lập cho một email nên dài bao nhiêu. Tuy nhiên, đó là một ý tưởng tốt để giữ một email có chiều dài khoảng một (kích thước máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn). ^[6]
- Nếu email của bạn tương đối dài, hãy chia nó thành các đoạn ngắn. Chèn ngắt dòng giữa mỗi đoạn thay vì thụt lề.
6
Sử dụng ngôn ngữ chính thức. Vì các email chính thức được viết cho các bối cảnh chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn tạo ấn tượng tốt. Sử dụng câu hoàn chỉnh và phrasing lịch sự. Tránh những thứ như: ^[7]
- Tiếng lóng
- Những cơn co thắt không cần thiết
- Biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc
- Thô tục
- Truyện cười
7
Sử dụng một hình thức đóng cửa thích hợp. Như với lời chào, có nhiều cách đóng được chấp nhận trong các email chính thức. Đảm bảo theo dõi với tên đầy đủ và chức danh công việc của bạn hoặc chữ ký khác (nếu bạn có). Ví dụ về việc đóng cửa tiềm năng bao gồm: ^[8]
- "Trân trọng,"
- "Bạn chân thành,"
- "Trân trọng,"
- "Tốt,"
- "Sinh viên của bạn,"

Phương pháp3
Chuẩn bị gửi

1
Bao gồm bất kỳ tệp đính kèm cần thiết. Nếu bạn cần bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào, hãy đảm bảo đề cập đến chúng trong phần thân của email để cho người nhận biết rằng chúng được bao gồm. Hãy lịch sự bằng cách cố gắng giảm số lượng tệp đính kèm và kích thước tệp của chúng, và bằng cách sử dụng các loại tệp phổ biến hoặc tương thích rộng rãi. ^[9]
- Ví dụ: bao gồm một ghi chú như tôi đang đính kèm một bản sao sơ yếu lý lịch và danh mục đầu tư của tôi, ở định dạng PDF.
2

Đọc lại tin nhắn của bạn cho nội dung, chính tả và ngữ pháp. Đừng chỉ dựa vào trình kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp của dịch vụ email của bạn. Đọc to email của bạn hoặc yêu cầu ai đó đọc lại nó là một cách tuyệt vời để bắt bất kỳ lỗi chính tả, lỗi hoặc cụm từ không rõ ràng. ^[10]
3
Đảm bảo rằng email không chứa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào. Luôn nhớ rằng email không phải là một hệ thống liên lạc an toàn. Hãy nhớ rằng các máy chủ email có thể bị hack hoặc người nhận của bạn có thể cố ý hoặc vô tình chia sẻ thông tin mà bạn không muốn bị tiết lộ. ^[11]
- Tránh bao gồm những thứ như mật khẩu, số tài khoản và thông tin bí mật trong email.