Cách viết thư chính thức
Cách viết thư chính thức
Thư chính thức - chúng có thể định hình nhận thức của người khác về bạn, thông báo cho người đọc về một vấn đề nghiêm trọng hoặc giúp bạn có một công việc. Có hai loại kiểu chữ doanh nghiệp chính: kiểu khối và Kiểu quản lý hành chính ( AMS ). Kiểu khối là định dạng chữ chính thức được sử dụng phổ biến nhất; nó có một lời chào và kết thúc, và rất tốt cho những lá thư gửi đến các doanh nghiệp mà bạn đang nộp đơn hoặc ai đó bạn đã gặp trước đây. [1] Phong cách AMS ngắn gọn và tốt hơn cho các bản ghi nhớ nội bộ và các tình huống mà bạn phải rất trực tiếp. [2]
Mẫu thư chính thức
Mẫu thư xác nhận chính thức
Mẫu Email chính thức cho sếp
Mẫu thư xin lỗi chính thức
Phương pháp1
Viết một lá thư kiểu khối truyền thống
1Viết địa chỉ và số điện thoại của người gửi ở phía trên bên trái của trang. Nếu bạn đại diện cho một công ty, hãy viết địa chỉ của công ty. Nếu bạn là người gửi, hãy viết địa chỉ của bạn. Viết địa chỉ đường phố của bạn trên dòng thứ hai. Viết thành phố, tiểu bang và mã zip của bạn trên dòng dưới đó. Bao gồm điện thoại của bạn dưới địa chỉ của bạn. [3]- Trong trường hợp bạn đại diện cho một doanh nghiệp, bạn có thể đặt logo và địa chỉ của bạn ngay giữa trang. Hãy chắc chắn để tập trung vào nó để nó trông đồng nhất.
2Đặt ngày trực tiếp bên dưới địa chỉ của người gửi. Nó phải là một dòng bên dưới địa chỉ của người gửi (hai trả về cứng trên bàn phím). Ngày này rất quan trọng vì hai lý do: nếu bạn đang cố gắng để người hoặc tổ chức hoàn thành nhiệm vụ kịp thời (gửi tiền lương, sửa đơn đặt hàng, v.v.), nó sẽ cung cấp cho họ khung thời gian để làm việc với hoặc nếu bạn cần lưu một bản sao của thư vì lý do pháp lý hoặc hậu thế, ngày là hoàn toàn cần thiết. [4]- Nếu bạn đang viết theo kiểu Khối đã sửa đổi, mọi thứ sẽ được định dạng ở bên trái ngoại trừ ngày và ngày kết thúc. Khi viết ngày, tab vào giữa trang và đặt ngày ở giữa. [5]
- Đặt dấu phẩy giữa tháng và năm.
3Đặt tên của người nhận một dòng bên dưới ngày (hai lần trả lại cứng trên bàn phím). Bao gồm chức danh của mình (Ông, Bà, Bà, Hoa hậu, Tiến sĩ, v.v.). Theo tên của người nhận với chức danh công việc của anh ấy / cô ấy. Dưới tên, viết tên của công ty. Một dòng dưới đó, viết địa chỉ đường phố của người nhận. Trên dòng tiếp theo, viết thành phố, tiểu bang và mã zip của người nhận. [6]- Nếu bạn không biết tiêu đề của người nhận, hãy thực hiện một số nghiên cứu cơ bản hoặc gọi cho công ty để tìm hiểu. Luôn luôn sử dụng sở thích của phụ nữ (Bà, Cô hoặc Tiến sĩ) Nếu bạn không biết sở thích của phụ nữ, hãy sử dụng Bà.
4Đưa cho người bạn đang giải quyết một lời chào. "Kính gửi ông / bà" hoạt động tốt, hoặc nếu bạn biết tên của người đó, hãy liên hệ trực tiếp với họ; tuy nhiên, đảm bảo rằng bạn giải quyết chính thức cho họ bằng cách sử dụng "Rev.", "Dr.", "Mr.", "Mrs." hoặc "Ms" và bao gồm tên đầy đủ của họ nếu biết. Đặt dấu hai chấm sau lời chào và thêm một dòng (hai trả về cứng) giữa lời chào và phần thân của chữ. [7]- Nếu bạn biết người nhận và thường gọi họ bằng tên của họ, thì chỉ nên sử dụng tên đầu tiên. (tức là Cody thân mến :)
5Viết phần thân của bức thư. Phần thân của bức thư không cần quá ba đoạn. Nếu bạn không thể nói nó trong ba đoạn hoặc ít hơn thì có lẽ bạn không đủ súc tích. Không gian duy nhất và trái biện minh cho từng đoạn trong cơ thể. [số 8]- Trong đoạn đầu tiên, hãy viết một đoạn mở đầu thân thiện và sau đó nêu lý do hoặc mục tiêu của bức thư. Cắt thẳng để đuổi theo.
- Trong đoạn thứ hai, sử dụng các ví dụ để nhấn mạnh hoặc gạch chân quan điểm của bạn, nếu có thể. Cụ thể, ví dụ thực tế luôn luôn tốt hơn so với các ví dụ giả thuyết.
- Trong đoạn cuối cùng, hãy tóm tắt ngắn gọn mục đích của bạn bằng văn bản và đề xuất cách bạn có thể muốn tiến xa hơn.
6Đăng ký thư của bạn với lời chào thích hợp. Để lại khoảng trống giữa lời chào và tên in của bạn để lấy chữ ký, nếu có thể. "Trân trọng", "Trân trọng" và "Tốt nhất" đều phù hợp. Để lại một khoảng trống dưới tên in của bạn cho chữ ký của bạn. Kết thúc bức thư với tiêu đề của bạn bên dưới chữ ký của bạn nếu có. [9]- Nếu bạn đang viết theo kiểu Khối đã sửa đổi, mọi thứ đều được để lại hợp lý (giống như Kiểu khối) ngoại trừ ngày và ngày kết thúc. Tab vào giữa trang và sau đó viết kết thúc của bạn.
7Thêm từ 'Bao vây' bên dưới khối chữ ký hoặc chức danh công việc của bạn. Chỉ làm điều này nếu bạn kèm theo tài liệu khác, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch hoặc lịch trình, cùng với thư. Nếu có nhiều hơn một mục, bạn nên liệt kê tên của các mục được đính kèm. [10]
số 8Đọc thư của bạn. Kiểm tra kỹ chính tả tên, địa chỉ, vv Hãy chắc chắn rằng văn bản của bạn rõ ràng và súc tích. Sửa bất kỳ lỗi ngữ pháp. [11]
Cách2
Viết thư kiểu AMS
1Viết địa chỉ của người gửi ở góc trên cùng bên trái. Nếu bạn đang sử dụng một tiêu đề thư, bạn không cần phải đặt địa chỉ của người gửi. Thay vào đó, bắt đầu chữ cái với ngày ở góc trên cùng bên trái. [12]
2Đặt ngày trực tiếp bên dưới địa chỉ của người gửi. Không để lại một dòng trống giữa địa chỉ và ngày của người gửi. [13]
3Viết địa chỉ của người nhận một dòng dưới ngày. Một dòng là hai trả về cứng trên bàn phím. [14]
4Viết chủ đề của bức thư trong tất cả các chữ hoa một dòng đầy đủ bên dưới ngày (hai lần trả lại cứng. ) Điều này cho phép người nhận biết bức thư sẽ nói về cái gì. [15]
5Viết đoạn văn cơ thể của bạn. Đây là nơi bạn thảo luận về chủ đề của bạn. Hãy súc tích nhưng kỹ lưỡng trong cuộc thảo luận của bạn về chủ đề này. [16]
6Viết tên của bạn dưới cơ thể của bức thư. Đừng có bất kỳ nhận xét kết thúc nào như 'chân thành'. Dưới tên của bạn, để lại chỗ cho chữ ký của bạn. Dưới chữ ký của bạn, viết tiêu đề công việc của bạn. [17]
7Thêm bất kỳ thùng hàng. Kèm theo là các tài liệu bổ sung được gửi cùng với bức thư. Viết từ 'Bao vây' và sau đó liệt kê tên của các tài liệu kèm theo. [18]
số 8Đọc lại thư của bạn cho lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Hãy chắc chắn rằng tất cả các tên và địa chỉ được viết đúng chính tả. [19]
Phương pháp3
Gửi thư của bạn
1Chọn ra một phong bì. Nó phải là đồng bằng và hình vuông hoặc hình chữ nhật. Nó không nên có thiết kế trên đó. Tuy nhiên, nó có thể được cách điệu - bạn có thể có các phong bì tùy chỉnh được làm dày hơn và bền hơn so với các phong bì thông thường. [20]
2Gấp thư của bạn để nó phù hợp với phong bì của bạn. Hãy chắc chắn để gấp thư của bạn trong một lần thử như một chữ cái có nhiều nếp gấp và nếp nhăn trông không chuyên nghiệp. [21]- Nếu bạn đang sử dụng một phong bì tiêu chuẩn hình chữ nhật, hãy gấp thư của bạn thành một phần ba ngang.
- Nếu bạn đang sử dụng một phong bì hình vuông, hãy gấp thư của bạn một nửa theo chiều ngang và sau đó một nửa theo chiều dọc để tạo thành một hình chữ nhật có thể vừa với phong bì hình vuông.
3Đặt bức thư vào phong bì. Niêm phong phong bì bằng cách liếm dọc theo đường niêm phong hoặc bóc các dải bao phủ phần dính của con dấu (tùy thuộc vào loại phong bì bạn đã mua.) [22]
4Lật phong bì. Viết tên của bạn ở góc trên cùng bên trái. Viết địa chỉ đường phố của bạn trên dòng dưới tên của bạn. Viết thị trấn, tiểu bang và mã zip của bạn trên dòng bên dưới địa chỉ đường phố của bạn. [23]
5Địa chỉ phong bì. Ở phía dưới bên phải thứ ba của phong bì, viết tên của người bạn đang gửi thư. Viết tên công ty trên dòng bên dưới (nếu có tên công ty). Viết địa chỉ đường phố trên dòng bên dưới tên công ty. Viết thị trấn, tiểu bang và mã zip trên dòng bên dưới đó. [24]
6Đặt một con tem (hoặc tem) ở góc trên cùng bên phải. Hãy chắc chắn rằng tem của bạn có giá trị trọng lượng của bức thư của bạn. [25]
About Blog của Huy
Không có nhận xét nào